Codice Etico
1. Scopo
Il presente documento descrive il codice di condotta designato anche come codice etico della societa’ Esignworld.
1.1 Perchè un codice etico
La Società ha adottato il presente Codice Etico e di comportamento aziendale come primo strumento per lavorare bene ed essere un’impresa sostenibile che definisce impegni chiari, crede nella trasparenza e vuole rendicontare alle parti interessate quello che fa ogni giorno.
È il Codice di comportamento della nostra Società ed è stato predisposto per fornire regole chiare e soprattutto una “guida” per coloro che lavorano e collaborano con la nostra Società.
Regole chiare di comportamento sono il primo passo per un approccio etico alle nostre attività: in situazioni dubbie la cosa migliore è essere guidati dai nostri valori.
La violazione delle prescrizioni contenute nel presente Codice da parte dei dipendenti, dei collaboratori e di tutti i soggetti che hanno relazioni commerciali e contrattuali con la nostra Società comporta le sanzioni previste dal sistema disciplinare.
1.2 Disponibilità e contatti
Il presente documento e’ disponibile presso la direzione, presso le HR ed eventualmente pubblicato sul sito aziendale se esso e’ disponibile.
1.3 I nostri principi
I principi enunciati nel Codice Etico sono destinati a vincolare tutti i soggetti che, nell’ambito della Società, ricoprono funzioni di rappresentanza, amministrazione e direzione o che ne esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo, tutti i dipendenti senza eccezione alcuna, coloro che cooperano e collaborano con essa – a qualsiasi titolo – nel perseguimento dei suoi obiettivi e – più in
generale – partner commerciali, fornitori e chiunque intrattenga con essa rapporti d’affari (di seguito i “Destinatari”).
La Società si impegna a diffondere il Codice Etico, affinché sia portato a conoscenza di tutti i Destinatari, nonché a garantire al personale aziendale adeguata formazione sui suoi contenuti.
La Società condivide i principi etici e di integrità nell’esercizio dell’attività di impresa (d’ora in poi, i “Principi”) di seguito enunciati:
− rispetto delle norme, professionalità e accountability;
− qualità dei prodotti;
− tutela della concorrenza e del mercato;
− tutela della proprietà industriale e intellettuale;− contrasto ai fenomeni di ricettazione e riciclaggio;
− prevenzione della corruzione;
− prevenzione del conflitto d’interessi;
− trasparenza e correttezza nella gestione delle informazioni societarie;
− riservatezza, tutela e integrità delle informazioni;
− valore della persona e delle risorse umane;
− tutela della sicurezza sul lavoro, dell’ambiente e sostenibilità;
I Destinatari conformano la loro condotta ai suddetti principi attraverso la sottoscrizione del presente documento o l’accettazione di specifici accordi contrattuali
1.4 Rispetto delle norme, professionalità e
accountability
Tutti i comportamenti dei Destinatari nell’ambito delle attività lavorative svolte per conto o nell’interesse della Società sono improntati al più rigoroso rispetto delle leggi nazionali, comunitarie e internazionali vigenti e applicabili alla Società o nella gestione del rapporto con la
stessa.
La Società svolge la propria attività in conformità con i più elevati standard di comportamento etico-professionale. Tutte le attività svolte per la Società devono essere quindi attuate con la massima diligenza, professionalità e affidabilità.
La Società richiede ai Destinatari di agire con lealtà e secondo buona fede, in uno spirito di rispetto e collaborazione reciproca, nonché di adempiere agli obblighi contrattualmente assunti e alle prestazioni richieste.
1.5 Qualità dei prodotti
La Società pone particolare attenzione alla qualità dei prodotti oggetto della propria attività, nell’ottica di assicurare la soddisfazione dei propri clienti, in linea con la reputazione che da sempre la contraddistingue nel settore economico in cui opera.
1.6 Tutela della concorrenza e del mercato
La Società crede in una sana e leale concorrenza nonché in un mercato competitivo e agisce nel rispetto della normativa antitrust. Sono pertanto vietati comportamenti ingannevoli, accordi o intese tra concorrenti, attuali o potenziali, che possano integrare forme di concorrenza sleale o violazioni della normativa vigente.
1.7 Tutela della proprieta’ industriale ed intellettuale
I destinatari sono tenuti a proteggere la proprietà industriale e intellettuale della Società quale, ad esempio, il know how legato alla produzione e ai processi di lavorazione, i marchi di fabbrica, i segreti commerciali e i brevetti – e a promuovere il corretto uso, a qualsiasi scopo e in qualsiasi forma, di tutte le opere dell’ingegno, ivi compresi i programmi per elaboratore e le banche di dati, a tutela dei diritti patrimoniali e morali dell’autore.
1.8 Contrasto ai fenomeni di ricettazione e riciclaggio
La Società richiede massima trasparenza nelle operazioni commerciali e nei rapporti con i terzi, nel pieno rispetto delle normative, nazionali e internazionali, in tema di lotta al fenomeno del riciclaggio e in materia di autoriciclaggio. Tutte le transazioni finanziarie trovano adeguata giustificazione nei rapporti o nelle effettive relazioni commerciali e vengono effettuate mediante mezzi di pagamento che ne garantiscono la tracciabilità.
I Destinatari non possono di conseguenza avviare rapporti d’affari per conto della Società con partner, clienti, fornitori o terzi che non diano garanzie di onorabilità e affidabilità, non godano di buona reputazione o il cui nome sia associato a vicende connesse al riciclaggio.
Al fine di garantire la massima trasparenza nella gestione economica e finanziaria dell’azienda, la Società vieta ai Destinatari di sostituire o trasferire denaro, beni o altre utilità provenienti da attività
illecita, ovvero compiere in relazione ad essi altre operazioni, in modo da ostacolare l’identificazione della loro provenienza.
La Società non acquista beni che, in ragione delle condizioni di offerta, diano motivo di dubitare
della liceità della loro provenienza e non intrattiene rapporti economici con soggetti che diano fondato motivo che pongano in essere attività illecite.
1.9 Prevenzione della corruzione
La Società richiede massima trasparenza nelle operazioni commerciali e nei rapporti con i terzi, nel pieno rispetto delle normative, nazionali e internazionali, in tema di lotta al fenomeno del riciclaggio e in materia di autoriciclaggio. Tutte le transazioni finanziarie trovano adeguata giustificazione nei rapporti o nelle effettive relazioni commerciali e vengono effettuate mediante mezzi di pagamento che ne garantiscono la tracciabilità.
I Destinatari non possono di conseguenza avviare rapporti d’affari per conto della Società con partner, clienti, fornitori o terzi che non diano garanzie di onorabilità e affidabilità, non godano di buona reputazione o il cui nome sia associato a vicende connesse al riciclaggio.
Al fine di garantire la massima trasparenza nella gestione economica e finanziaria dell’azienda, la Società vieta ai Destinatari di sostituire o trasferire denaro, beni o altre utilità provenienti da attività
illecita, ovvero compiere in relazione ad essi altre operazioni, in modo da ostacolare l’identificazione della loro provenienza.
La Società non acquista beni che, in ragione delle condizioni di offerta, diano motivo di dubitare
della liceità della loro provenienza e non intrattiene rapporti economici con soggetti che diano fondato motivo che pongano in essere attività illecite.
1.10 Prevenzione del conflitto d’interessi
Nello svolgimento delle attività sociali e nell’assunzione delle relative decisioni, i destinatari operano con imparzialità nell’interesse esclusivo della Società, assumendo le decisioni con responsabilità,
trasparenza e secondo criteri di valutazione oggettivi, evitando situazioni ove siano, o possano anche solo apparire, in conflitto d’interessi.
Per conflitto di interessi si intende il caso in cui il Destinatario persegua un interesse proprio o di terzi
in contrasto con quello aziendale ovvero compia attività che possano, comunque, interferire con la sua capacità di assumere decisioni nell’esclusivo interesse della Società, ovvero si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari della stessa.
In ipotesi di conflitto di interessi, anche solo potenziale, i destinatari informano senza indugio il proprio superiore gerarchico o il proprio referente aziendale, conformandosi alle decisioni assunte in proposito.
1.11 Trasparenza e correttezza nella Gestione delle Informazioni Societarie
Affinché i documenti contabili rispondano ai requisiti di veridicità, completezza, precisione e trasparenza del dato registrato, per ogni operazione contabile effettuata viene conservata agli atti della Società un’adeguata e completa documentazione di supporto, in modo da consentire:
− l’accurata e fedele registrazione contabile;
− l’immediata individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottese all’operazione medesima;
− l’agevole ricostruzione del processo operativo e decisionale, nonché l’individuazione dei livelli di responsabilità.
1.12 Riservatezza e tutela delle informazioni
La Società assicura la riservatezza e tutela la confidenzialità e l’integrità delle informazioni che costituiscono patrimonio aziendale, anche quando riferite a terzi, nella più rigorosa osservanza della legislazione vigente anche in materia di tutela dei dati personali.
L’obbligo di riservatezza si estende, pertanto, oltre ai dati societari che non siano già pubblici e alle modalità di gestione dei processi aziendali, anche alle informazioni relative a clienti, fornitori e partner commerciali di cui la Società acquisisce e tratta i dati personali.
Nessun destinatario può trarre vantaggi di alcun genere, diretti o indiretti, dall’utilizzo di informazioni riservate o di dati personali, acquisiti in occasione delle attività svolte per la Società, né comunicare dette informazioni ad altri o raccomandare o indurre altri all’utilizzo delle stesse. Nella comunicazione delle informazioni a terzi, consentita per ragioni professionali, deve essere espressamente dichiarato il carattere confidenziale dell’informazione e richiesta l’osservanza dell’obbligo di riservatezza al terzo.
1.13 Valore della persona e delle risorse umane
Le risorse umane rappresentano per la Società un valore indispensabile e prezioso per lo sviluppo e la crescita aziendale. La Società tutela, pertanto, il valore della persona umana e non tollera condotte discriminatorie, molestie e offese personali.
La Società si impegna a garantire che nella selezione del personale, nell’ambiente di lavoro e nell’esercizio di tutte le attività aziendali non si verifichino molestie o comportamenti discriminatori basati su età, sesso, orientamento sessuale, razza, colore, lingua, nazionalità, opinioni politiche e sindacali, convinzioni religiose, stato civile e familiare, disabilità, informazioni genetiche o altre caratteristiche personali non attinenti al lavoro.
La Società garantisce, inoltre, il corretto espletamento di tutti gli adempimenti normativi finalizzati ad assicurare, da parte del datore di lavoro, un soggiorno lecito nel territorio dello Stato di dipendenti provenienti da paesi non appartenenti all’Unione europea.
1.14 Tutela della sicurezza sul lavoro, dell’ambiente e della sostenibilità
La Società promuove la salute e la sicurezza sul lavoro dei propri dipendenti e di tutti coloro che accedono ai propri uffici e ambienti di lavoro.
La Società si impegna, inoltre, a migliorare la qualità e le condizioni di lavoro nel pieno rispetto della dignità individuale, anche mediante la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi, e soprattutto attraverso attività formative ed informative.
Nella gestione delle attività aziendali, la Società tiene in massima considerazione la salvaguardia dell’ambiente, perseguendo il miglioramento delle condizioni ambientali della comunità in cui opera, nel pieno rispetto della normativa vigente e dei provvedimenti autorizzativi rilasciati dagli enti locali competenti.
La Società attua misure finalizzate alla individuazione, alla valutazione e al monitoraggio dei potenziali rischi sull’ambiente prodotti dallo svolgimento delle proprie attività, al fine di evitare intollerabili forme di inquinamento, nonché alterazioni dell’ecosistema. La Società promuove, infine, azioni finalizzate alla differenziazione della raccolta, al riciclo e al corretto smaltimento dei rifiuti.
1.15 Rapporti con la pubblica amministrazione
I rapporti con il personale ed i funzionari del settore pubblico sono ispirati alla più rigorosa osservanza delle disposizioni normative applicabili e dei principi di trasparenza, onestà e correttezza.
In detti rapporti i Destinatari non devono influenzare impropriamente le decisioni dei funzionari che trattano o decidono per conto della Pubblica Amministrazione. La gestione dei rapporti con i funzionari, esponenti o rappresentanti della Pubblica Amministrazione è in ogni caso riservata esclusivamente ai ruoli aziendali a ciò autorizzati in base al sistema di deleghe e procure.
Nessuna persona collegabile alla Società deve elargire denaro, oppure offrire vantaggi economici o altre tipologie di benefici a soggetti della Pubblica Amministrazione, allo scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi, personali o per la Società.
È fatto divieto di utilizzare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione documenti contenenti dati non veritieri ovvero omettere informazioni rilevanti al fine di ottenere, nell’interesse della Società, contributi o finanziamenti nazionali o comunitari. Non è consentito utilizzare eventuali contributi pubblici ricevuti per scopi difformi da quelli per cui sono stati assegnati.
Particolari cautele devono essere osservate nelle operazioni relative ad autorizzazioni, concessioni, licenze o eventuali richieste di finanziamenti di provenienza pubblica (regionale, statale o comunitaria).
Le visite ispettive da parte delle autorità di controllo e i rapporti con l’autorità giudiziaria vengono gestiti da personale autorizzato in uno spirito di collaborazione, correttezza e trasparenza, con divieto assoluto di ostacolare il regolare svolgimento dell’attività di verifica attraverso occultamento o distruzione di documentazione.
1.16 Rapporti con clienti, fornitori e partner
commerciali
La Società mira alla massima soddisfazione dei propri clienti, garantendo la professionalità, la disponibilità e la tempestività di risposta alle loro esigenze.
La scelta dei fornitori e dei partner commerciali ricade su operatori che rispondono a criteri di eticità, affidabilità, buona reputazione, credibilità nel mercato di riferimento e serietà professionale.
1.17 Rapporti con istituzioni e altre organizzazioni
I rapporti con le Istituzioni sono improntati al massimo rigore, alla trasparenza e alla correttezza nel rispetto dei ruoli istituzionali.
La Società sostiene iniziative promosse da organismi di comprovata reputazione e per fini meritevoli (es. sociali, morali, scientifici, culturali, benefici o di solidarietà) che possano contribuire alla crescita e allo sviluppo aziendale.
Non sono invece ammessi contributi, diretti o indiretti, a partiti, sindacati, enti culturali o caritatevoli, esponenti/candidati politici ovvero ad eventi con finalità politiche, compiuti nella prospettiva di procurarsi vantaggi materiali, commerciali o personali.
La Società ripudia qualsiasi rapporto con organizzazioni, associazioni o movimenti nazionali o esteri che perseguano, direttamente o indirettamente, finalità vietate dalla legge, contrarie all’etica o all’ordine pubblico ovvero che violino i diritti fondamentali della persona.
1.18 Sanzioni
L’osservanza del Codice Etico, anche formalizzata negli accordi contrattuali attraverso l’inserimento di una specifica clausola, forma parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 cod. civ. e del CCNL applicabile.
Le violazioni del Codice Etico da parte del personale costituiscono inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, in conformità alle procedure previste dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, con ogni conseguenza di legge con riguardo all’irrogazione di sanzioni disciplinari, fino alla risoluzione del rapporto di lavoro con conseguente risarcimento dei danni derivati.
Il rispetto dei principi del presente Codice Etico, formalizzato negli accordi contrattuali attraverso l’inserimento di una specifica clausola, costituisce parte essenziale delle obbligazioni dei terzi che intrattengono rapporti commerciali con la Società. Di conseguenza, l’eventuale violazione di tali principi nell’ambito delle attività rese dai terzi in favore della Società può costituire causa di inadempimento contrattuale con ogni conseguenza di legge.
eSignWorld S.R.L single shareholder – Share capital € 100,000.00 fully paid up
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